Kanban es un método de gestión visual que nació en las fábricas de Toyota en el Japón de los años 40. Desarrollado como parte del Toyota Production System (TPS), su objetivo inicial era mejorar la eficiencia en las líneas de producción, pero con el tiempo, Kanban se ha adaptado a una variedad de sectores más allá de la manufactura, desde el desarrollo de software hasta la gestión de proyectos y servicios.
Su simplicidad, flexibilidad y capacidad para optimizar el flujo de trabajo lo han convertido en una de las herramientas más populares dentro del marco de metodologías ágiles.
En este artículo exploramos los principios clave de Kanban, su implementación y las ventajas que ofrece para maximizar la eficiencia y la productividad en cualquier equipo u organización.
¿Qué es Kanban?
En japonés, la palabra Kanban significa “tarjeta visual” o “señal”, y aunque el concepto pueda parecer simple la metodología de este sistema ha resultado ser muy eficaz. Con este método se utiliza una representación visual de las tareas o unidades de trabajo para mejorar la comprensión del flujo de producción a través de un tablero, que organiza el trabajo en columnas, donde cada columna representa una fase o estado del proceso como “pendiente”, “en proceso” y “finalizado”.
A menudo, los tableros Kanban también utilizan swimlanes (carriles), líneas horizontales que agrupan tipos de trabajo o diferentes equipos, lo que añade otra capa de organización y claridad al flujo de trabajo.
El objetivo principal de Kanban es visualizar el flujo de trabajo y, de esta manera, poder identificar los cuellos de botella, limitar el trabajo en curso (WIP) y maximizar la eficiencia del sistema utilizando principios como Kaizen (mejora continua) y JIT (Just-In-Time). Así, se gestionan las tareas para que se completen justo cuando es necesario, asegurando que los equipos no estén sobrecargados y no se acumulen tareas incompletas.
Los principios de Kanban
El enfoque de Kanban se basa en cuatro principios fundamentales que lo diferencian de otras metodologías:
- Comienza con lo que haces ahora: Kanban no requiere cambios radicales o la implementación de nuevos procesos desde el principio. Puedes empezar con tu flujo de trabajo actual, visualizándolo a través de un tablero y mejorando gradualmente.
- Busca mejoras evolutivas y de cambio progresivo (Kaizen): En lugar de implementar cambios drásticos, Kanban promueve la mejora continua mediante pequeños ajustes y cambios incrementales en el sistema, lo que permite una mayor adaptabilidad y menor resistencia por parte de los equipos.
- Respeta los procesos actuales, roles y responsabilidades: No se necesita reorganizar el equipo ni las responsabilidades existentes, ya que puede integrarse sin alterar las estructuras actuales de manera significativa.
- Promueve el liderazgo en todos los niveles: La mejora continua no debe venir exclusivamente de la alta dirección, y en el contexto de Kanban, todos los miembros del equipo están capacitados para identificar oportunidades de mejora y proponer soluciones.
Elementos clave de Kanban
Para comprender mejor cómo funciona Kanban, es fundamental analizar algunos de sus componentes más importantes:
- Tablero Kanban: El tablero se utiliza como una manifestación visual del flujo de trabajo donde las tareas se representan mediante tarjetas. En él, se encuentran las columnas que reflejan las etapas por las que pasan las tareas, desde la idea inicial hasta su finalización y pueden personalizarse según las necesidades del equipo o proyecto, por ejemplo, complementándolo con swimlanes para segmentar aún más los tipos de trabajo o equipos.
- Sistema pull: A diferencia de los sistemas tradicionales, Kanban utiliza un sistema pull, donde el trabajo solo se pasa a la siguiente etapa cuando hay capacidad para hacerlo, evitando así, la sobrecarga de trabajo y optimizando el flujo.
- Límites de WIP (Work In Progress): Este principio establece que solo se puede tener un número determinado de tareas en cada fase del flujo de trabajo. Los límites de WIP están diseñados para evitar sobrecargas y asegurar que las tareas en curso se completen antes de comenzar nuevas.
- Flujo continuo: Kanban busca optimizar el flujo continuo de trabajo, por lo que a medida que una tarea se completa, una nueva puede comenzar, asegurando un movimiento constante y eficiente de las tareas a lo largo del tablero.
- Blockers: Un aspecto clave del seguimiento de tareas en Kanban es la identificación rápida de bloqueos o blockers. Cuando una tarea está bloqueada, se debe identificar el problema y resolverlo para evitar que frene el flujo de trabajo.
- Ciclos de retroalimentación o cadencias: Las cadencias son ciclos regulares de retroalimentación y revisión, como las revisiones de trabajo y retrospectivas, que permiten que el equipo evalúe el rendimiento, discuta posibles mejoras y ajuste los límites de WIP o los flujos de trabajo si es necesario.
- Ley de Little: Esta ley matemática se aplica al flujo de trabajo en Kanban, estableciendo que el tiempo promedio de entrega es proporcional a la cantidad de trabajo en progreso dividido por la tasa de finalización de tareas. En términos simples sería, cuanto menos trabajo en curso tengas, más rápido se completarán las tareas. Los límites de WIP ayudan a controlar este factor.
Cómo implementar Kanban
La implementación de Kanban puede variar de una organización a otra, dependiendo del contexto y de los objetivos específicos. Sin embargo, los siguientes pasos ofrecen una guía general para comenzar con Kanban:
- Visualiza tu flujo de trabajo: El primer paso es crear un tablero Kanban que represente las etapas clave de tu proceso. Esto puede ser tan simple como tener columnas básicas de “pendiente”, “en proceso” y “finalizado”, o más complejas según las necesidades de tu proyecto.
- Establece un sistema pull: Implementa un sistema en el que el trabajo solo se pueda realizar cuando haya capacidad disponible y, de esta manera, asegurar que cada tarea reciba la atención adecuada.
- Define tus tareas: Utiliza tarjetas o notas para representar cada tarea o unidad de trabajo. Asegúrate de que cada tarea sea clara y específica para que todos en el equipo entiendan lo que implica.
- Establece límites de WIP: Una de las claves para el éxito de Kanban es limitar la cantidad de trabajo que se puede tener en cada fase. Esto ayuda a reducir la multitarea, mejorar la calidad y minimizar el tiempo de entrega.
- Monitoriza el flujo de trabajo: Kanban requiere de un seguimiento constante, por ello, utiliza métricas como el “Lead Time” (tiempo desde que una tarea entra en el sistema hasta que se completa) y el “Cycle Time” (tiempo que tarda una tarea en completarse desde que comienza a trabajar en ella) para identificar cuellos de botella y áreas de mejora.
- Adopta la mejora continua (Kaizen) a través de cadencias: Kanban no es estático, por lo que el equipo debe revisar regularmente el sistema, ajustar los límites de WIP, modificar las columnas si es necesario y buscar oportunidades de mejora.
Conclusión
Como hemos visto, Kanban es una herramienta ágil y versátil que ayuda a visualizar el flujo de trabajo, mejorar la eficiencia y fomentar la mejora continua. Su simplicidad y flexibilidad lo convierten en una opción ideal para organizaciones de cualquier tamaño o industria.
Al implementar Kanban, las empresas pueden optimizar sus procesos, reducir cuellos de botella y asegurar una entrega continua de valor. Además, a través de los límites de WIP y la priorización adecuada de las tareas, los equipos pueden centrarse en completar tareas antes de comenzar nuevas, lo que reduce la multitarea y mejora la calidad del trabajo.
Por otro lado, a diferencia de otros métodos ágiles como Scrum, Kanban no requiere sprints o iteraciones planificadas con anticipación, por lo que permite a los equipos adaptarse rápidamente a los cambios y prioridades emergentes.
Recursos:
[1] Businessmap – Enciclopedia Kanban
[2] Kanban Tool – Kanban Guide – an Introduction to Kanban Method
[3] Toyota – TPS
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