Riesgos del Shadow IT en equipos de desarrollo

Actualmente, los equipos técnicos trabajan en entornos cada vez más ágiles y, por tanto, surge la necesidad de moverse rápido, probar nuevas tecnologías y evitar bloqueos innecesarios. Esto ha dado lugar a una práctica cada vez más común (y muchas veces inadvertida): el uso de herramientas o servicios tecnológicos sin el conocimiento ni la aprobación del departamento de TI, conocido también como Shadow IT.

Este fenómeno está presente en prácticamente todas las organizaciones, desde startups hasta grandes empresas, y aunque en muchos casos parte de una buena intención, también puede generar importantes riesgos si no se gestiona correctamente.

A lo largo de este artículo analizaremos en detalle qué es el Shadow IT, por qué se ha vuelto tan frecuente, qué consecuencias puede tener para la seguridad y cómo abordarlo de forma estratégica sin frenar la innovación ni limitar la autonomía de los equipos técnicos.

¿Qué es el Shadow IT?

El concepto Shadow IT hace referencia al uso de cualquier sistema, software, dispositivo o servicio tecnológico sin la autorización ni supervisión del departamento de TI de una organización. Por tanto, podemos decir que son aquellas soluciones que los empleados adoptan por su cuenta para resolver una necesidad inmediata, sin seguir los canales formales de aprobación interna.

Este fenómeno puede abarcar:

• Aplicaciones de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox o WeTransfer, utilizadas para compartir archivos rápidamente.
• Servicios de mensajería no corporativos como WhatsApp, Telegram o Slack gratuitos, que se emplean para la comunicación entre equipos o clientes.
• Herramientas de gestión de proyectos como Trello, Notion o Asana sin respaldo oficial.
• Servicios cloud y entornos de desarrollo como Vercel, Firebase, Heroku, GitHub Actions o incluso instancias propias en AWS, Azure o GCP.

En el caso de los desarrolladores, es habitual que el Shadow IT surja en forma de APIs externas, entornos de prueba personales, microservicios desplegados fuera de la infraestructura oficial o incluso bases de datos temporales en servicios gratuitos. Aunque muchas veces estas decisiones se toman con la buena intención de acelerar el desarrollo, prototipar, hacer pruebas A/B o evitar bloqueos burocráticos, representa un riesgo latente que debe ser identificado, comprendido y, en muchos casos, reconducido hacia prácticas más seguras y sostenibles.

¿Por qué ahora el Shadow IT es más frecuente?

El Shadow IT se ha vuelto cada vez más frecuente debido a una combinación de factores tecnológicos y organizativos. El crecimiento del trabajo remoto, la adopción de metodologías ágiles en el desarrollo de software y la enorme disponibilidad de soluciones SaaS han generado un entorno donde es extremadamente fácil acceder a herramientas tecnológicas sin pasar por el departamento de TI.

Aunque esto permite trabajar con más autonomía, también supone una pérdida de visibilidad, control y seguridad para la organización si no se gestiona adecuadamente.

Además de este contexto tecnológico, pueden existir causas internas que favorezcan aún más la aparición del Shadow IT, como por ejemplo:

• Falta de agilidad del departamento de TI: Cuando la respuesta a una necesidad técnica es lenta y se crean cuellos de botella ante solicitudes técnicas urgentes, los usuarios tienden a buscar soluciones por su cuenta.
• Desconocimiento de las políticas de TI: Muchos empleados no son conscientes de las implicaciones legales, técnicas o de seguridad que conlleva el uso de herramientas no autorizadas.
• Necesidad de innovación y experimentación: Áreas como desarrollo, diseño, marketing o producto suelen requerir tecnologías emergentes que el equipo de TI aún no ha evaluado o aprobado.
• Facilidad de acceso al SaaS: La proliferación de herramientas accesibles y económicas rebaja considerablemente la barrera de entrada, facilitando su adopción sin revisión previa.

Todo esto convierte al Shadow IT en un fenómeno casi inevitable, y por eso es fundamental entenderlo, identificarlo y gestionarlo de forma estratégica.

¿Qué riesgos hay asociados al uso del Shadow IT?

El uso de herramientas no autorizadas dentro de una organización puede parecer una solución práctica a corto plazo, pero en realidad conlleva riesgos que afectan a múltiples niveles:

• Brechas de seguridad: Las aplicaciones no aprobadas por el equipo de TI suelen carecer de los controles y estándares de seguridad. Esto incluye prácticas básicas como la autenticación multifactor, el cifrado de datos o la gestión segura de credenciales. Como resultado, aumenta la probabilidad de sufrir filtraciones de información sensible, accesos no autorizados o incluso ciberataques que podrían haberse evitado mediante una supervisión adecuada.
• Incumplimiento normativo: Otro riesgo crítico es el incumplimiento normativo. Las empresas están obligadas a cumplir con regulaciones específicas, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) o la HIPAA en el sector sanitario. Utilizar servicios no autorizados puede implicar el tratamiento de datos personales en servidores no regulados o la falta de consentimiento expreso, lo que puede desembocar en sanciones legales, pérdida de reputación y responsabilidad económica.
• Pérdida de control sobre los datos: Al usar plataformas externas, los datos pueden terminar almacenados en ubicaciones desconocidas, con copias desorganizadas y sin una política clara de backup, retención o eliminación. Esto dificulta el seguimiento, la trazabilidad y la protección del activo más importante de cualquier empresa.
• Ineficiencias operativas: La proliferación de herramientas sin integración con los sistemas oficiales provoca una fragmentación de procesos, duplicación de esfuerzos, incompatibilidades técnicas y falta de visibilidad global sobre la infraestructura utilizada. Todo ello impacta negativamente en la productividad, el soporte técnico y la capacidad de mantener una arquitectura sostenible a largo plazo.

Soluciones para gestionar el Shadow IT 

Gestionar el Shadow IT de forma inteligente no significa prohibir, sino habilitar y canalizar estas prácticas de forma segura, transparente y colaborativa. Por tanto, el objetivo no es limitar la autonomía de los equipos técnicos, sino habilitar un entorno donde se pueda experimentar y avanzar sin comprometer la seguridad.

Algunas prácticas recomendadas para lograr este equilibrio serían:

• Comunicación proactiva con el equipo de TI: Esto es clave para construir una relación de colaboración, por lo que si se necesita una nueva herramienta o infraestructura, hay que abrir líneas de comunicación para plantear el caso de uso, explicar los beneficios técnicos o funcionales, y proponer una solución viable. De esta manera, permitimos evaluar riesgos, buscar alternativas seguras y, en muchos casos, agilizar la aprobación.
• Uso controlado de entornos de prueba: La experimentación es parte fundamental del desarrollo, pero debe hacerse en entornos aislados y seguros. Por este motivo, debemos utilizar entornos de prueba bien delimitados, sin acceso a datos reales ni sistemas críticos. De esta forma, podremos validar nuevas herramientas o integraciones sin poner en riesgo la operación.
• Documentación mínima pero clara: Aunque no se trate de una solución oficial o definitiva, documentar los servicios y herramientas que se están utilizando es esencial. Un simple README.md, una wiki o un archivo compartido puede marcar la diferencia si alguien necesita auditar, dar soporte o migrar esa solución en el futuro.
• Uso de herramientas aprobadas y entornos sandbox: Cada vez más organizaciones están ofreciendo catálogos de herramientas preautorizadas o entornos sandbox pensados para que los equipos técnicos puedan probar y validar soluciones de forma controlada. Si tu empresa dispone de este tipo de recursos, úsalos.
• Seguridad integrada desde el desarrollo: Implementar medidas de seguridad desde el propio código es una de las mejores formas de reducir riesgos, incluso cuando se utilizan herramientas no oficiales.

Conclusión

La existencia del Shadow IT en las organizaciones es un indicador de que los equipos necesitan más agilidad, autonomía y herramientas adecuadas para responder a los retos del día a día. Ignorar su existencia o intentar eliminarlo por completo suele ser contraproducente. Por lo que, en lugar de eso, la clave está en entender las causas, evaluar sus riesgos y establecer un marco de gobernanza flexible y colaborativo que permita a los equipos innovar con seguridad.

Gestionar el Shadow IT de forma estratégica implica encontrar el equilibrio entre control y autonomía, a través de una comunicación abierta con el departamento de TI. Esto permite un uso consciente de los entornos de prueba, una documentación mínima viable y la integración de buenas prácticas de seguridad desde el desarrollo, reduciendo los riesgos sin comprometer la productividad ni la capacidad de innovación.

En definitiva, se trata de transformar el Shadow IT en una oportunidad para fortalecer la cultura tecnológica de la organización, fomentando la responsabilidad compartida y construyendo entornos donde la experimentación no esté reñida con la seguridad ni con la sostenibilidad a largo plazo.




Recursos:
[1] Wikipedia – Shadow IT
[2] Instituto Nacional de Ciberseguridad – Shadow IT al descubierto: riesgos y buenas prácticas

¿Quieres seguir leyendo sobre ciberseguridad? ¡No te pierdas estos recursos!

• Ingeniería social: El arte de la manipulación en ciberseguridad
• El factor humano en ciberseguridad: El punto débil de las organizaciones
• Zero Trust: Redefiniendo la estrategia en ciberseguridad
• Descubre cómo proteger tu smart home network

En Block&Capital, especialistas en selección de personal, trabajamos para crear oportunidades donde el crecimiento y el éxito estén al alcance de todos. Si estás listo para impulsar tu carrera profesional, te animamos a unirte a nosotros.