Kanban és un mètode de gestió visual que va néixer a les fàbriques de Toyota al Japó dels anys quaranta. Desenvolupat com a part del Toyota Production System (TPS), el seu objectiu inicial era millorar l’eficiència a les línies de producció. Amb el temps, però, Kanban s’ha adaptat a una gran varietat de sectors més enllà de la manufactura, des del desenvolupament de software fins a la gestió de projectes i serveis.
La seva simplicitat, flexibilitat i capacitat per optimitzar el flux de treball l’han convertit en una de les eines més utilitzades dins del marc de les metodologies àgils.
En aquest article explorem els principis clau de Kanban, com s’implementa i quins avantatges ofereix per maximitzar l’eficiència i la productivitat en qualsevol equip o organització.
Què és Kanban?
En japonès, la paraula kanban significa “targeta visual” o “senyal”. Tot i que el concepte pot semblar senzill, la metodologia que l’acompanya ha demostrat ser altament efectiva. Aquest sistema utilitza una representació visual de les tasques o unitats de treball per facilitar la comprensió del flux de producció a través d’un tauler, que organitza el treball en columnes. Cada columna representa una fase o estat del procés, com ara “pendent”, “en procés” i “finalitzat”.
Sovint, els taulers Kanban també utilitzen swimlanes (carrils horitzontals) per agrupar tipus de feina o equips diferents, cosa que afegeix una capa extra d’organització i claredat al flux de treball.
L’objectiu principal de Kanban és visualitzar el flux de treball per tal d’identificar colls d’ampolla, limitar el treball en curs (Work In Progress, WIP) i maximitzar l’eficiència del sistema. Ho fa mitjançant principis com el Kaizen (millora contínua) i el Just-In-Time (JIT), de manera que les tasques es completen just quan són necessàries, evitant sobrecàrregues i acumulacions de feina inacabada.
Els principis de Kanban
L’enfocament Kanban es basa en quatre principis fonamentals que el diferencien d’altres metodologies:
- Comença amb el que ja fas: Kanban no exigeix canvis radicals ni la implementació immediata de nous processos. Pots començar amb el teu flux actual, visualitzant-lo amb un tauler i millorant-lo gradualment.
- Busca millores evolutives i canvis progressius (Kaizen): En lloc d’aplicar transformacions dràstiques, Kanban aposta per una millora contínua basada en petits ajustaments i canvis incrementals. Això facilita l’adaptació i redueix la resistència dels equips.
- Respecta els processos actuals, rols i responsabilitats: No cal reorganitzar l’equip ni modificar estructures ja establertes. Kanban s’integra sense alterar de forma significativa l’estructura existent.
- Promou el lideratge a tots els nivells: La millora contínua no ha de dependre exclusivament de la direcció. Tots els membres de l’equip estan facultats per identificar millores i proposar solucions dins del marc de treball de Kanban.
Elements clau de Kanban
Per entendre millor com funciona Kanban, és essencial conèixer alguns dels seus components més importants:
- Tauler Kanban: El tauler és la representació visual del flux de treball on les tasques es mostren mitjançant targetes. Les columnes del tauler reflecteixen les diferents etapes que segueixen les tasques, des de la idea inicial fins a la seva finalització. Es pot personalitzar segons les necessitats de l’equip o del projecte, per exemple afegint swimlanes per segmentar per tipus de feina o per equips.
- Sistema pull: A diferència dels sistemes tradicionals, Kanban fa servir un sistema de tracció (pull), on el treball només passa a la següent etapa quan hi ha capacitat per assumir-lo. Això evita la sobrecàrrega de tasques i optimitza el flux de treball.
- Límits de WIP (Work In Progress): Aquest principi estableix que només es pot tenir un nombre determinat de tasques en cada fase del procés. Els límits de WIP tenen com a objectiu evitar acumulacions i assegurar que les tasques en curs es completin abans d’iniciar-ne de noves.
- Flux continu: Kanban busca mantenir un flux de treball constant i eficient. Això vol dir que, a mesura que es completa una tasca, es pot iniciar una de nova, mantenint així el moviment fluid al llarg del tauler.
- Blockers: Un aspecte clau del seguiment de tasques a Kanban és la identificació ràpida dels bloquejos. Quan una tasca està bloquejada, cal detectar-ne el motiu i resoldre’l com més aviat millor per evitar que freni tot el flux de treball.
- Cicles de retroalimentació o cadències: Les cadències són espais de revisió i reflexió regulars, com ara les revisions de treball o les retrospectives. Ajuden l’equip a avaluar el rendiment, proposar millores i ajustar els límits de WIP o el procés si és necessari.
- Llei de Little: Aquesta llei matemàtica a quantitat de treball en curs dividit per la taxa de finalització. En termes pràctics: com menys tasques obertes tinguis, més ràpid es completaran. Els límits de WIP són una eina clau per controlar aquest factor.
Com implementar Kanban
La implementació de Kanban pot variar segons l’organització, en funció del context i dels objectius específics. Tot i això, els següents passos ofereixen una guia general per començar:
- Visualitza el teu flux de treball: El primer pas és crear un tauler Kanban que reflecteixi les etapes clau del procés. Pot ser tan simple com tenir columnes com “pendent”, “en procés” i “finalitzat”, o pot incloure més detalls segons les necessitats del projecte.
- Estableix un sistema pull: Implanta un sistema on el treball només s’inicia quan hi ha capacitat per fer-lo. Això assegura que cada tasca rebi l’atenció adequada i evita la sobrecàrrega.
- Defineix les teves tasques: Utilitza targetes o notes per representar cada tasca o unitat de treball. Assegura’t que cada tasca estigui ben definida i sigui comprensible per a tot l’equip.
- Estableix límits de WIP (Work In Progress): Una de les claus de l’èxit amb Kanban és limitar la quantitat de treball actiu en cada etapa del procés. Això redueix la multitarea, millora la qualitat i minimitza els temps de lliurament.
- Monitoritza el flux de treball: Kanban requereix un seguiment constant. Utilitza mètriques com el Lead Time (temps des que una tasca entra al sistema fins que es completa) i el Cycle Time (temps de treball actiu fins a la finalització) per detectar colls d’ampolla i oportunitats de millora.
- Adopta la millora contínua (Kaizen) mitjançant cadències: Kanban no és un sistema estàtic. L’equip ha de revisar-lo regularment, ajustar els límits de WIP, modificar les columnes si cal i identificar maneres d’optimitzar el procés.
Conclusions
Tal com hem vist, Kanban és una eina àgil i versàtil que facilita la visualització del treball, millora l’eficiència i fomenta la millora contínua. La seva simplicitat i flexibilitat el fan ideal per a equips i organitzacions de qualsevol mida o sector.
Amb la seva implementació, les empreses poden optimitzar processos, reduir colls d’ampolla i assegurar una entrega constant de valor. Els límits de WIP i la correcta priorització de tasques permeten als equips concentrar-se en acabar el que han començat abans d’iniciar nous treballs, reduint així la multitarea i millorant la qualitat.
A diferència d’altres enfocaments àgils com Scrum, Kanban no requereix iteracions o sprints planificats, cosa que proporciona una major capacitat d’adaptació davant canvis i noves prioritats.
Recursos:
[1] Businessmap – Enciclopedia Kanban
[2] Kanban Tool – Kanban Guide – an Introduction to Kanban Method
[3] Toyota – TPS
Vols continuar llegint metodologia Agile? No et perdis aquests recursos!
A Block&Capital, especialistes en selecció de personal, treballem per crear oportunitats on el creixement i l’èxit siguin a l’abast de tothom. Si estàs preparat per fer un pas endavant en la teva carrera professional, no dubtis a contactar amb nosaltres.
Últims posts
